Įgyvendinant Lietuvos Respublikos bibliotekų įstatymą, bibliotekų fondų organizavimą reglamentuoja šie kultūros ministro įsakymais patvirtinti dokumentai:
Fondų organizavimo politikai taip pat daro įtaką bibliotekininkystės standartai (ISO, LST, IFLA), kuriuose apibrėžti bibliotekų fondų sudarymo principai ir orientacinės normos. Kultūros ministro įsakymu yra patvirtintas Bibliotekų veiklos norminių dokumentų ir Lietuvos standartų sąrašas.
Vadovaujantis Bibliotekų įstatymo 4 straipsniu, Kultūros ministerija vykdo visų Lietuvos bibliotekų valstybinio valdymo institucijos funkcijas – pavaldžių bibliotekų kontrolę ir nepavaldžių bibliotekų priežiūrą. Todėl Lietuvos Respublikos kultūros ministerija rengia, derina ir teisės aktų nustatyta tvarka tvirtina bibliotekų veiklą reglamentuojančius dokumentus, kuriais turi vadovautis visos Lietuvos bibliotekos.
Šiuo metu nėra patvirtintos dokumentų įkainojimo metodikos ar kito dokumento, nustatančio įkainojimo kriterijus. Todėl kiekviena biblioteka turi pati nusistatyti dokumentų įkainojimo kriterijus ir tvarką.
Pasikeitus bibliotekos pavadinimui, inventoriaus ir bendrosios apskaitos knygose įrašomas naujas pavadinimas. Popieriniuose dokumentuose senasis pavadinimas perbraukiamas, bet nenaikinamas. Svarbu nurodyti, kokiu teisės aktu ir kada tai įteisinta.
Pagrindiniai fondų apskaitos dokumentai (inventoriaus ir bendrosios apskaitos knygos) saugomi iki bibliotekos išregistravimo iš juridinių asmenų registro. Inventoriaus knygas bibliotekos privalo saugoti, net ir tas, kuriose jau išbraukti visi įrašai. Kiti su turto apskaita ir finansais susiję dokumentai saugomi 10 metų.
Dokumentų saugojimo terminai nustatyti Bibliotekų fondo apsaugos nuostatuose ir Lietuvos vyriausiojo archyvaro patvirtintoje Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodyklėje.
Pagal Bibliotekos fondo apsaugos nuostatų 8 straipsnį rankiniu ir (ar) kompiuterizuotu būdu sudaryti bibliotekos fondo apskaitos registrai turi vienodą juridinę galią. Bibliotekos, vykdydamos kompiuterizuotą fondo apskaitą, privalo užtikrinti vienetinės ir bendrosios apskaitos duomenų saugumą ir atsarginių šių registrų kopijų kūrimą, saugojimą ir atkūrimą bibliotekos informacinėje sistemoje. Jei tokios galimybės nėra, apskaitos registrus reikia periodiškai atspausdinti ir įrišti.
Paprastai dokumentai į biblioteką priimami su lydimaisiais dokumentais (sąskaita faktūra, perdavimo ir priėmimo aktu, dovanojimo aktu ar kt.). Jei dokumentai bibliotekai perduoti be lydimųjų dokumentų (pvz., dovanoti gyventojų, renginio dalyvių ar anonimo, gauti paštu ir pan.), sudaromas gautų dokumentų priėmimo aktas, kuriame pateikiamas įkainotų dokumentų sąrašas su įvardytu finansavimo šaltiniu (nurodoma „kiti finansavimo šaltiniai“).
Pagal viešojo sektoriaus apskaitos ir finansinės atskaitomybės standartus (12-asis ir 8-asis VSAFAS) ir Bibliotekų fondų apsaugos nuostatus bibliotekų fonde negali būti neįkainotų dokumentų.
Bendrojoje apskaitoje privaloma nurodyti spaudinių kainą – to reikalauja viešojo sektoriaus apskaitos standartai.
Neinventorinami trumpalaikio saugojimo periodiniai, norminiai, grupuojamieji dokumentai, licencijuojami elektroniniai ištekliai, bibliotekos valdomi elektroniniai dokumentai, jei šie nepaliekami archyviniam arba neterminuotam saugojimui, ir kiti laikinojo pobūdžio leidiniai, kuriuose pateikiama trumpalaikė informacija ir kurių saugojimo terminas ne ilgesnis kaip vieni metai (kalendoriai, reklaminiai plakatai, proginiai leidiniai) (Bibliotekos fondo apsaugos nuostatų 19.3 straipsnis).
Į Bibliotekos fondo bendrosios apskaitos knygą netraukiami prenumeratos būdu gauti, terminuoto saugojimo dokumentai (periodiniai leidiniai, licencijuojami elektroniniai ištekliai).
Jei biblioteka turi galimybę inventoriaus knygą saugoti bibliotekos informacinėje sistemoje ir užtikrinti tinkamą kopijų saugą, jos spausdinti nereikia (Bibliotekos fondo apsaugos nuostatų 19.8 straipsnis).
Inventoriaus knygos yra bendros visiems bibliotekos fondo dokumentams, nepriklausomai nuo bibliotekos struktūrinių ir (ar) teritorinių padalinių skaičiaus. Kiekvienoje inventoriaus knygoje visiems dokumentams suteikiama bendra nuosekli inventoriaus numerių seka. Bibliotekos padaliniai gali turėti atskiras inventoriaus knygas (bendros inventoriaus knygos fragmentus padaliniams). Juose inventorinių numerių seka nebus ištisinė (Bibliotekos fondo apsaugos nuostatų 19.4 ir 19.5 straipsniai).
Rankomis pildomose apskaitos knygose dovanoti dokumentai registruojami atskiroje inventoriaus knygoje. Vykdant kompiuterizuotą bibliotekos fondo apskaitą, turi būti galimybė išspausdinti vardinį dovanotų dokumentų sąrašą su inventoriniais numeriais, kainomis, finansavimo šaltiniais ir paskirstymu padaliniams (Bibliotekos fondo apsaugos nuostatų 19.6 straipsnis). LIBIS yra galimybė atspausdinti inventorinės knygos fragmentus tik dovanotiems dokumentams.
Vadovaujantis Bibliotekų fondo apsaugos nuostatų 19.1 straipsniu, inventoriaus knygas keisti galima tik išimties atvejais (jei buvo rašoma nesilaikant reikalavimų, klaidingi įrašai ir pan.), gavus bibliotekos vadovo arba bibliotekos savininko teises ir pareigas įgyvendinančios institucijos sutikimą raštu.
Bibliotekos finansinę apskaitą tvarkančiam asmeniui perduodamų lydimųjų dokumentų registro elementai nurodyti Bibliotekų fondo apsaugos nuostatų 10 priede:
Jei lydimieji dokumentai buhalterijai teikiami naudojantis elektronine dokumentų valdymo sistema, registro turėti nereikia.
Taip, priėmimo ir paskirstymo aktas (taip pat vadinamas dokumentų gavimo aktu) yra būtinas visais atvejais (išskyrus prenumeratos būdu įsigytus periodinius leidinius, bibliotekos valdomus elektroninius dokumentus ir licencijuojamus elektroninius išteklius). Šis aktas teikiamas buhalterijai kartu su lydimaisiais dokumentais.
Jei bibliotekos fondas įtrauktas į buhalterinę apskaitą kaip ilgalaikis turtas (pagal 12-ąjį VSAFAS standartą), tikrinimas atliekamas ne kiekvienais metais. Tikrinimo periodiškumas priklauso nuo fondo dydžio:
Dalies bibliotekos fondo patikrinimas, kurio metu tikrinamo fondo (kolekcijos, rinkinio, struktūrinio ar teritorinio padalinio) dokumentai sutikrinami su inventoriaus knyga ir (ar) bibliotekos informacine sistema, turi būti atliekami:
Atkreiptinas dėmesys, kad fondo patikrinimas būtinas, perduodant fondą kitam, atsakingam už turtą (dokumentų fondą) asmeniui, esant ypatingoms aplinkybėms (pvz., įvykus gaisrui, potvyniui, vagystėms), reorganizuojant ar likviduojant biblioteką.
Atrinkus leidinius nurašyti, formuojamas Dokumentų, siūlomų pripažinti nereikalingais arba netinkamais (negalimais) naudoti, aktas (Bibliotekų fondo apsaugos nuostatų 13 priedas). Jame nurodoma pripažinimo nereikalingais arba netinkamais (negalimais) naudoti priežastis ir tolesnio naudojimo galimybės (perduoti patikėjimo arba panaudos nuosavybės teise, parduoti aukcione, siūlyti bibliotekoms mainams, nurašyti). Prie akto pridedamas siūlomų pripažinti nereikalingais arba netinkamais (negalimais) naudoti dokumentų vardinis sąrašas. Aktą tvirtina bibliotekos vadovas arba jo įgaliotas asmuo.
Nutarus nurašyti leidinius, rengiamas Pripažintų nereikalingais arba netinkamais (negalimais) naudoti dokumentų nurašymo aktas (Bibliotekų fondo apsaugos nuostatų 14 priedas). Aktą tvirtina bibliotekos vadovas arba jo įgaliotas asmuo. Šis aktas perduodamas bibliotekos finansininkui, juo remiantis dokumentai išbraukiami iš inventoriaus knygų ir nurašomi iš bendrosios bibliotekos fondo apskaitos.
Pripažinti nereikalingais ar netinkamais (negalimais) naudoti dokumentai gali būti:
Svarbu pastebėti, kad pakanka panaudoti vieną iš šių būdų. Biblioteka pati gali nustatyti terminą, per kurį dokumentai turi būti atsirinkti mainams ar panaudoti kitais būdais. Jei dokumentai pasirinktu būdu nepanaudojami, jie yra nurašomi įforminant dokumentų nepanaudojimo faktą dokumentų nurašymo komisijos protokolu, kuriame nurodomas nepanaudotų dokumentų kiekis ir bendra jų vertė eurais.
Reikalavimas panaudoti vieną iš panaudojimo būdų netaikomas periodiniams leidiniams. Dokumentai, pripažinti netinkamais (negalimais) naudoti dėl to, kad nusidėvėjo fiziškai ar funkciškai, buvo prarasti ar sugadinti dėl vartotojų veikos ar sunaikinti avarijų, gaisrų ir kitų stichinių nelaimių metu, yra nurašomi, jiems panaudojimo būdai netaikomi.
Bibliotekos fondo apsaugos nuostatai nenumato, kiek dokumentų biblioteka gali nurašyti per metus ar kiek dokumentų gali būti nurašyta iš atvirų fondų. Biblioteka savo nurašymo tvarkoje gali nustatyti savo normatyvus.
Nurašymo aktai su nurašomų dokumentų vardiniais sąrašais sudaromi atskirai pagal kiekvieną nurašymo priežastį. Sąrašai sudaromi atskirai pagal įsigijimo metus: visi dokumentai, įsigyti iki 2009 m. gruodžio 31 d., o tuomet atskiri kiekvienų metų sąrašai (2010 m., 2011 m., 2012 m., 2015 m. ir t. t.).
Daugelyje bibliotekų leidiniai yra įsigyti per ilgą laikotarpį ir skirtingomis valiutomis. Dėl to vardinio sąrašo pabaigoje reikia nurodyti visų dokumentų skaičių ir sumas atskiromis valiutomis (Iš viso:_____fiz. vnt. už_____Rb; _____ fiz. vnt. už _____ tal.; ______ fiz. vnt. už ______Lt; ______ fiz. vnt. už_______ Eur). Tuomet rubliais ir talonais įkainotų dokumentų suminis rezultatas dalijamas iš 100 ir dar dalijamas iš 3,4528. Litais išvestas suminis rezultatas dalijamas iš 3,4528. Pabaigoje susumuojama ir rašoma: Nurašytų dokumentų kaina iš viso:____fiz. vnt. už _____ Eur __ ct. Jei naudojamasi LIBIS, sąrašai pagal nustatytą tvarką formuojami automatiškai.
Fizinių ir juridinių asmenų nuosavybėn neatlygintinai perduodamos gali būti tik nurašytos ir toliau naudoti tinkamos spausdintos knygos. Kitoms dokumentų rūšims perdavimas fizinių ir juridinių asmenų nuosavybėn netaikomas.
Skelbimas apie atiduodamas nurašytas spausdintas knygas ne vėliau kaip prieš 7 kalendorines dienas iki planuojamos perdavimo asmenims datos skelbiamas viešai bibliotekos interneto svetainėje, socialiniuose tinkluose ir (ar) kitose visuomenės informavimo priemonėse. Skelbiamoje informacijoje turi būti nurodomi tikslūs minėtų knygų perdavimo pradžios ir pabaigos terminai bei vieta, kur asmenys gali susipažinti su atiduodamomis knygomis ir jas paimti savo nuosavybėn.
