SPECIALIEJI REIKALAVIMAI
Asmuo, pretenduojantis užimti vyresniojo specialisto pareigas, turi atitikti šiuos specialiuosius reikalavimus:
- turėti ne žemesnį kaip aukštesnįjį išsilavinimą ar specialųjį išsilavinimą, įgytą iki 1995 metų;
- išmanyti teisės aktus, reglamentuojančius darbo santykius;
- turėti darbo patirties administravimo srityje;
- labai gerai mokėti valstybinę kalbą;
- išmanyti dokumentų rengimo ir apskaitos, raštvedybos taisykles;
- mokėti savarankiškai planuoti ir organizuoti savo darbą;
- mokėti dirbti „Microsoft Office“ programiniu paketu;
- sklandžiai, logiškai dėstyti mintis raštu ir žodžiu, greitai orientuotis sudėtingose situacijose.
FUNKCIJOS
Vyresnysis specialistas vykdo šias funkcijas:
- koordinuoja komunikaciją su naujais darbuotojais po jų sutikimo prisijungti prie organizacijos, užtikrinant sklandų dokumentų pateikimą ir darbo sutarčių pasirašymą;
- renka ir tvarko dokumentus, reikalingus darbo sutarčių paruošimui;
- siunčia standartizuotus laiškus naujiems ir išeinantiems darbuotojams, teikiant informaciją apie darbo pradžios ar išėjimo procesus;
- užtikrina, kad su darbuotojų priėmimu ir išėjimu susijusi dokumentacija būtų tvarkinga ir laiku pateikta atsakingiems asmenims ir Nacionaliniam bendrųjų funkcijų centrui;
- supažindina naujus darbuotojus bendra dokumentų valdymo sistema (toliau – DBSIS), užtikrina konfidencialumo pasižadėjimų pasirašymą, darbuotojų supažindinimą su aktualiais Nacionalinės bibliotekos vidaus teisės aktais;
- registruoja vidaus dokumentus bendroje dokumentų valdymo sistemoje (toliau – DBSIS), užtikrina jų atitiktį galiojantiems teisės aktams, dokumentų rengimo ir apskaitos, raštvedybos taisyklėms, Nacionalinės bibliotekos finansų kontrolės taisyklėse numatytai dokumentų derinimo, pasirašymo, tvirtinimo tvarkai;
- organizuoja ir vykdo Nacionalinės bibliotekos darbuotojų sveikatos patikrinimus, užtikrina jų tinkamą įforminimą;
- rengia ir teikia pasirašymui generalinio direktoriaus įsakymų projektus;
- tvarko Nacionalinės bibliotekos darbuotojų pareigybių sąrašą;
- konsultuoja darbuotojus atostogų suteikimo, atšaukimo klausimais, derina darbuotojų prašymus atostogų klausimais, užtikrindamas prašymų atitiktį Lietuvos Respublikos darbo kodekso, galiojančių kolektyvinių sutarčių nuostatoms;
- derina Nacionalinės bibliotekos darbuotojų atostogų grafiką ir vertina jo atitiktį teisės aktų reikalavimams;
- dalyvauja Nacionalinės bibliotekos grynųjų pinigų, numeruotų apskaitos dokumentų blankų, bilietų inventorizacijos komisijos veikloje;
- konsultuoja darbuotojus DBSIS naudojimo, vidaus teisės aktų rengimo, derinimo, atitikties galiojantiems teisės aktams, dokumentų rengimo ir apskaitos, raštvedybos taisyklėms klausimais;
- administruoja DBSIS (vidaus dokumentus), teikia siūlymus šiai sistemai tobulinti;
- Skyriaus vadovo pavedimu ar struktūrinių padalinių vadovų prašymu rengia ataskaitas personalo klausimais;
- rengia Skyriaus ir administracijos darbuotojų darbo laiko apskaitos žiniaraščius;
- teikia Finansų valdymo ir apskaitos skyriui ataskaitas dėl laisvų darbo vietų bei rengia ir teikia kitas ataskaitas personalo klausimais;
- esant poreikiui teikia informaciją struktūriniams padaliniams vadovaujantis Bendrojo duomenų apsaugos reglamento nuostatomis;
- peržiūros teisėmis susipažįsta su valstybės tarnautojų registro „Vataras“, programos „Stekas-personalas“ informacija, apie esančius netikslumus informuoja Nacionalinį bendrųjų funkcijų centrą;
- bendradarbiauja su Nacionalinio bendrųjų funkcijų centro darbuotojais, teikia informaciją, informuoja apie netikslumus ir klaidas;
- perduoda Nacionalinės bibliotekos archyvui dokumentų bylas;
- pagal kompetenciją teikia informaciją kitiems padaliniams apie darbuotojų įdarbinimą, išdarbinimą ar personalo pokyčius;
- pagal savo kompetenciją pavaduoja kitus Skyriaus darbuotojus;
- vykdo Skyriaus vadovo pavedimus, susijusius su Skyriaus uždavinių įgyvendinimu.
